Les tâches manuelles c’est quoi ?

Vous êtes dans un processus de dématérialisation de vos flux. Force est de constater que malgré vos efforts, des tâches difficilement automatisables subsistent.

Par exemple, vous recevez des documents par courrier qu’il convient de décacheter avant leur traitement.

Une fois les documents numérisés, vous devez les conditionner dans une boite d’archives.

Pour le moment, ces tâches sont compliquées à tracer et à mesurer en termes de charge.

 

Améliorer la gestion des tâches manuelles

En prenant en compte les principes du Records Management et du Business Process Management, nous venons d’ajouter quelques outils dans l’écosystème Damaris RM.

 

Les tâches manuelles dans Damaris RM

Cette nouvelle fonction vous permet de configurer des tâches manuelles effectuées au sein de votre organisation et de les distribuer aux opérateurs et opératrices habilités.

Chaque personne va pouvoir indiquer le démarrage d’une session.

Elle peut soit suspendre une tâche en cours et la reprendre.

A la fin de son opération, elle indique qu’elle a terminé sa tâche et la quantité d’unités d’œuvre réalisée.

Ces informations viennent mettre à jour une base de données centralisée.

 

Les tâches manuelles dans Damaris Mobile

De même, les personnes habilitées peuvent accéder aux fonctions de démarrage et d’arrêt à partir de leur application Damaris Mobile.

 

Les « Déclencheurs » dans Damaris RM

Les déclencheurs vous permettent de définir l’enchaînement des actions entre des tâches manuelles et des tâches automatisées ou inversement.

Une fois la tâche primaire terminée, la tâche suivante se lance automatiquement.

Si la tâche suivante est manuelle, le ou les utilisateurs en charge sont notifiés.

C’est le principe du Business Process Management.

 

Les statistiques des tâches manuelles

A tout moment, vous pouvez obtenir des statistiques sur les tâches manuelles exécutées par vos opérateurs et vos opératrices.