Un portail fournisseurs qu’est-ce que c’est ?
Votre organisation achète des biens et des services à des fournisseurs.
La gestion de la relation fournisseurs devient cruciale de par la nécessité d’obtenir les meilleurs produits et les meilleures prestations.
Les échanges de documents entre les sociétés s’effectuent en utilisant plusieurs canaux.
L’interchange des factures s’organise depuis quelques temps.
L’idée d’un Portail fournisseurs n’est pas nouvelle. L’État Français a mis en place le portail Chorus Pro pour que ses fournisseurs y déposent leurs documents.
Le pari consiste à offrir un portail assez similaire à Chorus Pro pour que vos fournisseurs l’utilisent pour vous transmettre leurs documents légaux, sans leur changer de l’habitude du dépôt sur Chorus Pro.
Le portail fournisseurs Damaris RM
Depuis la version 7.4, la solution Damaris RM propose en standard un portail que vous pouvez déployer pour que vos fournisseurs puissent déposer directement leurs factures vous concernant.
Ainsi, vous leur offrez un moyen de communication supplémentaire pour la dématérialisation des flux entrants.
Damaris RM offre d’autres canaux. Vous avez la possibilité d’accepter les factures papier numérisées, les factures reçues par email ou bien les documents au format FACTUR-X.
Chacun choisira la meilleure façon de vous transmettre ses documents.
Les avantages de la solution Damaris RM
Le sujet ici consiste à obtenir l’adhésion de vos fournisseurs pour vous transmettre leurs factures de manière la plus simple pour vous et pour eux.
Vous pourrez difficilement unifier les modes de réception pour tous, chaque société ayant son propre agenda de déploiement des solutions techniques.
C’est pour cela que nous pensons qu’il faut proposer un ensemble cohérent d’outils.
La solution Damaris RM vous propose les fonctions suivantes :
- Le Portail fournisseurs : Chaque fournisseur se connecte et dépose les documents à votre attention
- La réception des documents par email : Ils vous adressent les factures et autres annexes en pièce jointe d’un email
- La transmission massive en utilisant les API : Vos plus gros fournisseurs peuvent se connecter directement à votre système et déposer les factures depuis leur ERP
- La réception des factures papier : Même si ce mode tend à diminuer, il vous est possible de numériser les documents et d’en extraire les données
Une fois les documents reçus, ils sont analysés et les données extraites. Après la phase de contrôle qualité et de cohérence, les données sont envoyées à votre ERP ou système comptable. Les écritures comptables sont ainsi générées.
Le processus de capture dans Damaris RM
Toutes les factures disposent des champs obligatoires qui vous servent à les comptabiliser.
Quel que soit le mode de réception, il convient de reconnaître et d’extraire ces champs.
Ensuite, il convient d’effectuer des contrôles de cohérence pour être certains de la bonne extraction des données.
Enfin, le système génère des écritures à intégrer dans votre système d’informations.
Plus vous utiliserez des solutions standards d’échanges, moins vous aurez de rejets.
Par exemple, les documents au format FACTUR-X embarquent les données prêtes à être intégrées.
Le fait d’utiliser le Portail fournisseurs, vous vous assurez du bon expéditeur, puisqu’il est obligé de se signer avant de déposer les documents.
Le bon à payer électronique
Une fois les factures intégrées, les responsables budgétaires sont avertis pour valider les factures qui les concernent.
Ils sont invités à choisir les tampons électroniques « Bon à payer, « Paiement partiel », « Ne pas payer, « Ne me concerne pas ». Vous pouvez ajouter vos propres Tampons lors de la phase de mise en place.
Tout cela me semble compliqué à mettre en place
Comme tout projet impliquant d’autres organismes, il convient d’ouvrir les services un par un.
Même si la solution Damaris RM vous offre les différents connecteurs en standard, vous n’êtes pas obligé de les déployer tous en même temps.
Nos clients commencent par exemple avec la mise en place d’une adresse email et d’une adresse postale spécifique pour les envois papier.
Par la suite, ils ouvrent le portail à quelques fournisseurs pour valider le bon usage avant la généralisation.
Sachez que tout fournisseur basculant vers la dématérialisation vous fera gagner du temps et de l’efficacité.
La prochaine étape
Vous êtes déjà utilisateur ou utilisatrice de Damaris RM, étudiez l’ouverture du portail fournisseurs.
Vous n’êtes pas encore client Damaris, demandez une maquette gratuite et sans engagement.
Le Groupe Damaris intervient dans la dématérialisation des documents depuis plus de 30 ans. Il vous propose des produits et des services ayant fait leurs preuves.
Appuyez-vous sur des spécialistes.
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