Bienvenue sur le site de Damaris

Les nouveautés de Damaris RMx V12.1

Date de sortie de Damaris RMx v12.1 : 15/11/2024

Étiquettes des articles paramétrables

L’application Damaris RM vous permet de gérer vos dossiers physiques. Pour cela, elle vous offre la possibilité de créer des étiquettes codes-à-barres à coller sur chaque dossier.

Composez vos étiquettes en y ajoutant des informations issues des données d’indexation ou d’autres objets comme par exemple des logos, etc.

Ainsi, vous pourrez personnaliser complètement chaque objet tracé.

La référence unique des dossiers pourra bien entendu être exprimée sous la forme d’un code-à-barres.

Composez vos listes de travaux archivistiques

Chaque cas étant particulier, vous devez offrir à vos utilisateurs et utilisatrices les tableaux les plus adaptés pour effectuer leurs travaux.

Cette nouvelle fonction de Damaris RM vous permet de choisir les critères d’indexation pour composer la liste des demandes de sorties.

Optimisation des messages de contrôles qualité

Pour informer les personnes qui traitent les documents, la fenêtre popup a été optimisée pour les aider à résoudre les écarts constatés.

En effet, il est maintenant possible de configurer des messages adaptés par écart en utilisant le vocabulaire qui parle aux utilisateurs.

Tri par type de tâche

Les tâches planifiées constituent un moteur puissant de traitement en masse de vos documents.

L’expérience utilisateur est une préoccupation permanente pour Damaris. Chaque version simplifie un peu plus l’usage de l’application Damaris RM pour chaque profil utilisateur.

Ces tâches vous permettent de prendre en charge les flux entrants, de mettre à jour les documents archivés ou de les exporter.

Cette nouvelle disposition vous simplifie l’accès aux tâches existantes et de les gérer de manière optimisée.

Les commentaires dans les tâches Exécuter SQL

Dans le principe de No Code / Low Code, l’application Damaris RM vous permet de créer des scripts SQL pour des mises à jours spécifiques de vos données.

Pour une question de lisibilité et de maintenabilité de votre configuration, cette nouvelle version vous permet d’inclure des commentaires dans le script SQL.

Ainsi, vous pouvez laisser des explications pour qu’une autre personne puisse mieux comprendre les instructions et de mieux les maintenir.

La protection des tâches lancées au même moment

Chaque tâche va disposer d’un espace isolé de données lui assurant une sécurité supplémentaire pour traiter les informations la concernant.

Ainsi, deux tâches de type identiques vont pouvoir parfaitement cohabiter sans risquer les mélanges de données.

Cette nouvelle disposition vient renforcer encore plus l’étanchéité du système.

Partenariat avec la Chambre des Métiers et de l’Artisanat AURA

Partenariat Damaris et la Chambre des Métiers et de l’Artisanat AURA

Depuis plusieurs années, nous avons la chance de travailler avec la CMA Auvergne Rhône-Alpes pour aider leurs ressortissants à mieux appréhender leurs obligations administratives vis à vis des futures réglementations.

Notre choix

L’idée ici ne consiste pas seulement d’offrir des outils permettant de dématérialiser de manière efficace et abordable les factures et les autres documents, mais d’optimiser les travaux administratifs permettant à chacun d’orienter son énergie vers son métier et vers ses clients.

Un artisan gagne en étant au plus près de ses clients et non en train d’effectuer des opérations de déclarations ou de mise en ligne de documents.

Tout cela devant se passer le plus simplement et le économique possible.

L’indépendance des artisans vis à vis des prestataires

Pléthore d’acteurs divers et variés proposent des services de dématérialisation dans le cadre d’autres métiers connexes. A part une recherche de fidélisation, pour ne pas dire de verrouillage, nous suggérons fortement les chefs d’Entreprises de choisir un spécialiste du domaine, et ainsi gardant une liberté totale de changer de prestataires quand le besoin s’en fait sentir. C’est le principe de « Ne pas mettre les œufs dans le même panier », rien de neuf en somme.

L’article sur la dématérialisation des factures en octobre 2024

Dans le journal « Artisans de votre vie » du mois d’octobre 2024, vous trouverez un article permettant de mieux comprendre les enjeux des nouvelles dispositions qui vont se mettre en place entre Septembre 2026 et Septembre 2027.

L’offre de Damaris pour les Artisans

La société Damaris propose l’application Damaris Cloud en ligne et des services associés spécifiquement pour les ressortissants de la CMA AURA.

Cette offre vous permet de dématérialiser les documents de gestion comme les factures clients, les factures fournisseurs et les documents annexes à destination de vos clients.

Ne soyez pas simplement en conformité avec les textes de lois, mais profitez des nouvelles technologies surtout pour fidéliser vos clients en partageant avec eux les informations dont ils ont besoin.

En savoir plus >

Damaris RM version 12

Les nouveautés de Damaris RMx V12

Date de sortie de Damaris RMx v12 : 15/09/2024

L’amélioration de l’expérience utilisateur

L’expérience utilisateur (UX) devient une des préoccupations majeures des concepteurs d’applications.

En effet, au-delà de la facilité d’utilisation il est essentiel que vos utilisateurs et utilisatrices accèdent le plus facilement et le plus rapidement possible à leurs informations et leurs fonctions.

Chez Damaris, nous avons mis en place un processus d’amélioration continue pour vous apporter de plus en plus de confort dans les outils mis à votre disposition.

Ce sont parfois simplement des positionnements ou des tailles des objets ou le masquage des informations inutiles ou secondaires.

Le feed-back de nos clients est une des sources les plus importantes pour le choix de ces améliorations.

Merci donc à vous pour travailler ensemble et pour délivrer des outils plus efficaces.

L’archivage et la mise à disposition des vidéos MP4

Les coffre-forts numériques ont souvent été utilisés pour l’archivage de documents de type PDF.

Il existe néanmoins des bonnes raisons d’archiver de manière pérenne d’autres types de fichiers, par exemple, de la vidéo MP4 ou de l’audio de type MP3.

L’application Damaris RM était déjà à même d’archiver tout type de fichier binaire. Cette nouvelle version vous permet d’ouvrir et de visualiser ou d’écouter le contenu d’un fichier multimedia.

La mise à jour des listes déroulantes

Vous avez mis en place des listes déroulantes pour faciliter la tâche de saisie des données pour vos utilisatrices et les utilisateurs.

L’application Damaris RM offre plusieurs objets « Liste » pour optimiser les saisies :

Les listes fermées
Les listes ouvertes
Les icônes
Les listes arborescentes

Vous pouvez maintenant offrir la possibilité de mettre à jour les listes aux groupes d’utilisateurs habilités à le faire.

La prise en compte native de MySQL version 8

Damaris RM v11.5 exploite le SGBDR MySQL v8 en mode natif.

Cette évolution majeure va permettre d’exploiter un SGBDR plus puissant, offrant des nouvelles fonctions comme par exemple l’utilisation des Expressions régulières dans les requêtes SQL.

Les bénéfices pour vous :

Une amélioration des performances de votre application Damaris RM
La possibilité d’exploiter encore plus vos données en base

Pour migrer vers MySQL v8, il est essentiel de mettre en place un serveur de recette et tester tout le système avant de basculer vers cette nouvelle solution.

L’amélioration de l’expérience utilisateur lors de l’installation de Damaris RM

L’application Damaris Manager est revue pour vous faciliter la tâche de la configuration des outils en automatisant le paramétrage de Damaris RMx, le portail des utilisateurs occasionnels et grand public.

Passez moins de temps dans les tâches techniques.

Contactez-nous

Comparatif Damaris RM avec Microsoft SharePoint

Pourquoi ce comparatif ?

De plus en plus de clients ayant souscrit un abonnement Microsoft 365 disposent de SharePoint Online et légitimement se posent la question de son usage comme outil d’archivage et de mise à disposition de documents numériques.

Cet article va permettre aux décideurs de bien distinguer les fonctionnalités intégrées dans chaque outil pour une prise de décisiosn éclairée.

Par définition, il est très important de prendre en compte dans vos choix d’outils les fonctions principales et centrales de chaque application, car même si les systèmes disposent de fonctions similaires, si elles ne sont pas au coeur des solutions, elles ne répondront pas correctement à vos attentes à plus long terme. Et il faut reconnaître que la gestion des documents légaux est un processus à long terme.

L’exemple de Microsoft Excel

Comme vous le savez, il est possible d’utiliser Microsoft Excel pour créer un courrier.

Certains vous diront d’ailleurs que c’est un très bon choix puisque vous pourrez en plus insérer des calculs et ainsi obtenir un courrier avec des chiffres justes.

Mais, nous savons bien qu’il est plus opportun d’utiliser Word pour les courriers, cette application étant bien conçue à cet effet.

Tout cela nous est familier. Et pourtant, de nombreuses décisions ne prennent pas en compte cet adage et tentent une utilisation d’outils dans les limites des possibillités des applications.

Les fonctions principales de SharePoint et sa vocation première

Comme son nom l’indique, SharePoint est conçu pour partager des fichiers « Share » en anglais voulant dire « Partager ».

De ce fait, la vocation principale de cette application consiste à offrir des espaces partagés de stockage de fichiers.

Il n’est nullement adapté pour de l’archivage de documents, même si vous pouvez le faire, rien ne vous l’interdit.

Sauf que lorsque vous devez archiver des documents légaux, il ne s’agit plus de les stocker et les partager, mais bel et bien d’en gérer le cycle de vie, y compris leur élimination.

Les fonctions principales de Damaris RM

Ici également, comme son nom le suggère, Damaris RM est une implémentation totale de la norme ISO 15489 Records Management.

Bien qu’il y ait le stockage et le partage des documents numériques en commun avec des outils de partage de fichiers, tout le reste de la gestion des documents concerne les solutions de type GED, SAE ou de Records Management.

Voici quelques éléments fortement différenciants de toute solution de RM :

La déclaration et la gestion du cycle de vie des documents
La capture industrialisée et l’extraction des métadonnées pour alimenter votre plan de classement
- Par exemple, un document « Facture » doit être accessible selon différents critères comme l’émetteur, sa date, le destinataire, le montant, la date d’échéance, etc.
La traçabilité de toutes les actions effectuées tout au long de la vie du document
Les éliminations normalisées pour être en conformité avec la législation et le RGPD.
La gestion des archives physiques : Très souvent, nous imaginons que le passage à la digitalisation des documents va résoudre tous nos soucis. Après 35 ans de travaux dans ce domaine, chez Damaris, nous avons constaté que le support papier perdure et même a ses raisons d’être
Les notifications aux utilisateurs : Lors de la mise en place de Workflows, les utilisateurs habilités s’attendent à être accompagnés pour recevoir des informations pertinentes sur la complétude des dossiers, sur l’exsitence d’écarts ou sur les doublons éventuels
- Par exemple, lorsqu’une facture n’est pas liée à un bon de livraison ou un bon de commande, Damaris RM peut informer les personnes pouvant régler le souci

Un outil de Records Management n’est pas un stockage, mais une application permettant d’optimiser les travaux administratifs de vos collaborateurs.

Oui, mais je peux construire un système similaire avec Microsoft 365

Ceux ou celles qui ont regardé les applications disponibles dans Microsoft 365 peuvent se dire qu’ils disposent de tous les éléments pour finalement construire par eux-mêmes un outil de Records Management ou pouvant s’en approcher.

Oui, c’est tout à fait envisageable de se lancer dans la construction d’outils « Maison » basée sur des briques techniques que vous disposez.

Un autre exemple consiste à utiliser Microsoft Excel pour en faire un outil de comptabilité générale ou Microsoft Access comme CRM (Customer Relationship Management ou GRC).

Alors quels sont les avantages et les inconvénients d’une telle approche ?

Les avantages de Microsoft 365 comme briques d’un Records Management « Maison »

Le principal avantage peut être la disponibilité des briques techniques. J’ai tout sous la main, donc je peux construire mon système sans coût supplémentaire
Je peux adapter les outils à mes besoins et ne pas subir des solutions préconfigurées
A priori, je n’aurai pas besoin de trop de formations, les outils étant connus par mes équipes

Les inconvénients

L’obstacle majeur invisible en début de projet sera la maintenance à long terme d’un tel outil. En effet, les besoins de vos utilisateurs vont évoluer, les versions des applications également. Vous serez donc obligés de prévoir de la charge de travail régulière pour répondre à ces changements en adaptant vos paramétrages
Les coûts cachés : Par définition, les développements ou les paramétrages des outils prennent de la charge de travail de vos équipes. Il est à noter que cette charge ne sera imputée que pour votre organisation et sera difficilement partagée avec d’autres sociétés. Or, la charge de travaux techniques d’une application dédiée est partagée entre tous les utilisateurs et utilisatrices
Les apports externes : Le paramétrage effectué autour de Microsoft 365 ne va évoluer que par des demandes internes et ne sera que rarement confronté à d’autres usages pouvant enrichir le système de manière communautaire

Conclusions

Il n’y a certainement pas de « Bonnes solutions ». La décision de déployer tel ou tel système reste ouverte.

Après plus de 35 ans d’expérience dans le domaine de la dématérialisation des documents et des processus, nous pouvons dire que les outils spécialisés finissent souvent par offrir les fonctions les plus adaptées et les plus riches en comparaison à des développements internes qui épuisent les ressources de votre organisation.

Contactez-nous pour en savoir plus >

Comment constituer et gérer votre Master Data ?

Master Data c’est quoi exactement ?

La Master Data Management (MDM) ou la Gestion des Données de Référence (GDR) est une bonne pratique informatique permettant de collecter, de mettre à jour et de diffuser des informations fiables et sécurisées.

Les données de référence sont souvent liées aux informations sur :

Les employés
Les clients
Les fournisseurs
Etc.

Pourquoi utiliser Damaris RM pour gérer vos Master Data ?

L’application Damaris RM vous apporte un ensemble de fonctions necessaires pour une gestion saine de vos données de référence. En voici quelques exemples :

L’importation massive de données disponibles
La capture égrenée d’informations à partir de documents numériques
La création de formulaires de saisie de données
Le moteur de contrôle qualité des données entrantes
Les outils de gestion des écarts
Le dédoublonnage des informations
Les notifications en cas d’écarts constatés
Etc.

Le lien avec les documents

Les documents ont plusieurs rôles dans la gestion des Master Data. En premier lieu, ce sont des preuves pouvant valider la justesse des informations en base.

Cela permet également de vérifier les dates de validité des données en votre possession.

Par exemple, certaines pièces justificatives ont une date limite, comme la date de validité d’un justificatif de domicile.

Une fois les données collectées, il est possible de mettre en place des contrôles croisés pour remonter des alertes dans les cas suivants :

Un document manquant dans un dossier (Exemple : Pas de justificatif d’identité dans un dossier salarié)
Un document obsolète (Exemple : Carte de séjour périmée)
Non concordance entre des données collectées et des documents (Exemple : Adrese postale différente)
Etc.

Par où commencer ?

La mise en place d’une base de type « Master Data » est plus concrète qu’il n’y paraît.

La première étape consiste à lister les informations obligatoires et optionnelles pour constituer votre plan de classement.

Ensuite, il convient de récupérer les fichiers contenant ces données pour les injecter dans le système, ensomme, la reprise de l’historique.

Enfin, il faudra vérifier la qualité des informations en mettant en place les contrôlés qualités.

Les bénéfices de la Master Data

Avec des données de qualité en base, vous pouvez poursuivre en configurant les Workflows pour communiquer avec vos tiers en toute sérénité.

Ces actions vont vous permettre de suivre l’état d’avancement de chaque dossier et de prévenir en amont en cas d’écarts potentiels.

Le bénéfice principal va consister en une optimisation des travaux administratifs pour votre équipe.

Le moteur de contrôle qualité couplé avec les notifications vont informer vos utilisateurs au bon moment, leur laissant plus de temps pour réagir et pour déboucler les écarts.

Des exemples de Master Data dans Damaris RM

Les informations des employés

Nos clients ont mis en place une Master Data contenant toutes les informations obligatoires et facultatives pour chaque employé.

Ainsi, il leur est possible de générer des documents comme des contrats de travail ou des avenants parfaitement alignés avec les informations disponibles.

L’ouverture des nouveaux comptes clients

Dans certains métiers, par exemple ceux liés à la finance, l’ouverture d’un nouveau compte client est cadré par des lois nationales ou même internationales.

L’application Damaris RM est utilisée pour vérifier la complétude des documents constitutifs de chaque nouveau dossier avant de démarrer une collaboration.

Le RGPD

Un des avantages de l’application Damaris RM consiste en sa conformité avec les directives RGPD.

Cela simplifie grandement le déploiement de nouvelles filières, sans être obligés d’ajouter de nouvelles dispoitifs pour venir renforcer vos outils.

Par exemple, il vous sera bien plus difficile d’utiliser des feuilles Excel contenant des données personnelles.

Le coffre-fort numérique

Damaris RM est un coffre-fort numérique et un SAE.

A ces titres, elle garantit une grande confidentialité et une traçabilité pour pouvoir manipuler des données et des documents privés.

Contactez-nous –>

Damaris RM version 11.5

Les nouveautés de Damaris RMx V11.5

Date de sortie de Damaris RMx v11.5 : 15/07/2024

La prise en compte native de MySQL version 8

Damaris RM v11.5 exploite le SGBDR MySQL v8 en mode natif.

Cette évolution majeure va permettre d’exploiter un SGBDR plus puissant, offrant des nouvelles fonctions comme par exemple l’utilisation des Expressions régulières dans les requêtes SQL.

Les bénéfices pour vous :

Une amélioration des performances de votre application Damaris RM
La possibilité d’exploiter encore plus vos données en base

Pour migrer vers MySQL v8, il est essentiel de mettre en place un serveur de recette et tester tout le système avant de basculer vers cette nouvelle solution.

La détection des QR Code et le découpage des PDF

Optimisez vos travaux de numérisation en utilisant cette nouvelle fonction de détection de ruptures entre deux documents multipages.

Voici le principe :

Constituez un ensemble de documents avec un intercalaire QR Code entre chaque document
Numérisez la totalité des pages sur votre scanner
Configurez Damaris RM pour détecter et pour découper les documents constitués des pages entre chaque QR Code
Archivez automatiquement les documents dans votre coffre-fort Damaris RM

La tâche manuelle de recomposition des PDF

Cette nouvelle fonction vous permet de composer de nouveaux documents PDF issus d’un seul PDF.

Pour cela, vous pouvez indiquer le découpage souhaité, par exemple un nouveau document sera composé des page 5 à 8.

Ainsi, un document initial mal découpé pourra l’être par la suite.

Il vous est également possible de changer l’ordre des pages.

Raccourci de création d’une nouvelle configuration de téléversement de documents

Créez une nouvelle configuration de téléversement de documents directement depuis le menu Administration / Groupe.

Cette nouvelle fonction simplifie la vie des administrateurs fonctionnels lors du paramétrage de nouvelles filières.

En effet, vous pouvez définir les différents Groupes d’utilisateurs et ensuite les configurer selon lerus besoins, y compris pour le téléversement de nouveaux documents.

Pour votre information, chaque conifugration de téléversement vous permet de ne montrer que les champs nécessaires pour chaque Groupe d’utilisateurs.

La revue des fonctions de réversibilité

Cette revue a permis d’ajoàuter toutes les nouvelles fonctions disponibles dans Damaris RM.

La réversibilité est une fonction essentielle qui protège vos investissements en vous permettant de migrer vos documents et vos données vers un autre coffre-fort numérique.

Choisissez toujours des solutions qui vous offrent la possibilité de migrer vos données et ne vous enferment pas dans des solutions figées.

Contactez-nous

Damaris RM version 11.4

Les nouveautés de Damaris RMx V11.4

Date de sortie de Damaris RMx v11.4 : 15/05/2024

Champ multivalué

Ce nouveau type d’index vous permet de décrire un document archivé en utilisant plusieurs valeurs pour un critère donné.

Créez par exemple un critère « mots clés » et ajoutez-y des informations multiples pour décrire le document en question. Vous pouvez insérer et ensuite retrouver plusieurs données pour un même document.

Un document concernant l’automobile peut avoir des mots clés : « Peugeot », « 206 », « Véhicule », « Automobile ».

Connecteur OVH Cloud pour envoi de SMS

Configurez votre compte OVH Cloud pour les envois de SMS et utilisez ce moyen de communication pour permettre la signature électronique des documents.

Cette approche identifie la personne signataire des documents grâce à un tiers de confiance qu’est l’opérateur téléphonique.

En effet, le numéro de téléphone à renseigner dans le système est renseigné en amont de l’opération de signature, ce qui empêche sa modification non souhaitée par des personnes externes à votre organisation.

Découpage des PDF sur changement de valeur d’index

Un fichier PDF en entrée peut comporter plusieurs documents et nécessitant un découpage.

Cette nouvelle option dans la tâche PDFSplitter va vous permettre de découper un document à chaque fois qu’un critère change. De ce fait, si le critère est vide, la page en question est rattachée au document en cours. C’est souvent le cas des documents dont la référence n’est pas systématiquement reportée dans les pages annexes.

C’est l’exemple d’une facture avec ses pages annexes.

Damaris RMx : Génération de QR Code jeton de connexion

A partir de votre fenêtre de gestion de profil de Damaris RMx, vous pouvez maintenant générer un QR Code pour synchroniser votre compte avec les modules Damaris Printer ou Damaris Mobile.

La détection des doublons

La détection des doublons permet de trouver des informations en double basées sur les valeurs d’index dans une typologie.

Par exemple, vous pouvez déterminer que deux factures sont identiques si elles ont le même émetteur, le même numéro de facture et la même date.

Dans ce cas, le système va toper comme « Doublon » la version que vous souhaitez, le document le plus récent ou le plus ancien.

L’enchainement des pages de formulaire de saisie

Toujours dans le principe de Low Code, No Code, vous pouvez maintenant créer un formulaire de saisie pour que vos utilisateurs puissent entrer des données sur un enchaînement d’écrans.

En choisissant judicieusement les critères par page, cela va permettre d’optimiser les saisies des informations.

Par exemple, regroupez les critères les plus importants dans la première page et les options dans une page suivante.

Nouveau connecteur Gesprojet

Un nouveau connecteur permet d’échanger des informations entantes et sortantes avec la solution Gesprojet.

Ainsi, vous avez la possibilité de récupérer des informations sur des projets en cours, d’alimenter vos Workflows et de mettre à jour l’ERP selon l’avancement des validations dans Damaris RM.

Extraction d’un index depuis le nuage de texte en base de données

Vous avez déjà archivé des documents PDF texte et avez alimenté votre base Damaris RM du nuage de textes récupéré depuis le fichier entrant.

Grâce à la tâche de mise à jour des index, vous pouvez maintenant récupérer des informations complémentaires et de venir mettre à jour vos critères.

Par exemple, vous avez archivé vos factures et des utilisateurs souhaitent ajouter un nouveau critère, la date d’échéance non prévue à l’origine.

Ajoutez le critère, puis créez une tâche de mise à jour automatique du champ depuis le texte de chaque document.

Contactez-nous

Damaris RM version 11.3

Les nouveautés de Damaris RMx V11.3

Date de sortie de Damaris RMx v11.3 : 15/03/2024

Optimisation des formulaires de saisie

Cette nouvelle fonction vous permet d’optimiser encore plus les formulaires de saisie de données.

Dans le principe « NO CODE« , configurez des pages Web de saisies d’informations pour receuillir les données de manière contrôlée et guidée.

Ajoutez des champs de type dictionnaire, date, email, etc.

Le moteur de contrôle qualité guide les utilisateurs lors de la saisie.

Les Listes liées

Le principe consiste à changer le contenu d’une liste liée suivant le choix fait dans la liste précédente.

Par exemple, vous avez une liste nommée « Pays » et une liste liée nommée « Ville ».

En choisissant « France », la liste des villes vous propose « Paris, Lyon, Marseille, etc. ».

Tâche de mise à jour des utilisateurs

La tâche d’importatoin de la liste des utilisateurs offre maintenant la possibilité de mettre à jour les comptes existants.

Ainsi, en proposant la liste de comptes des utilisateurs, ceux déjà créés seront mis à jour pour les informations suivantes :

Le lien vers le service
Le profil utilisateur
Le Groupe d’utilisateurs
Les identifiants pour les contrôles d’accès
L’adresse Email
Prénom et nom
Numéro de téléphone mobile

La détection des doublons

La détection des doublons permet de trouver des informations en double basées sur les valeurs d’index dans une typologie.

Par exemple, vous pouvez déterminer que deux factures sont identiques si elles ont le même émetteur, le même numéro de facture et la même date.

Dans ce cas, le système va toper comme « Doublon » la version que vous souhaitez, le document le plus récent ou le plus ancien.

Message d’alerte paramétrable pour les contrôles qualité

Ce nouveau dispsitif vous permet de rédiger un message destiné aux utilisateurs et utilisatrices pour leur indiquer clairement les écarts constatés.

Par exemple, si la personne doit saisir un numéro de téléphone et si la valeur saisie ne correspond pas au format attendu, vous pouvez rédiger un message indiquant les formats acceptés.

De plus, vous pouvez ajouter dans le message un lien vers une page d’aide à la saisie personnalisée par type d’écart.

Ainsi, vous continuez à améliorer l’expérience utilisateur, y compris pour l’optimisation de la saisie des informations.

Cette fonction ne nécessite aucune programmation (No code).

Nouvelle tâche de récupération de fichiers à partir d’un autre serveur

Vous devez traiter des documents disponibles sur un autre serveur.

Cette tâche va vous permettre d’aller récupérer ces fichiers et de les rappatrier dans Damaris RM.

Elle vient ajouter un mode supplémentaire d’acquisition de documents stockés sur d’autres serveurs.

Critères en lecture seule

Dans certains cas, vous ne souhaitez pas permettre de modifications de certaines valeurs d’index par les utilisateurs.

Avec cette nouvelle fonction, vous pouvez laisser les modifications ouvertes pour les autres informations et de verrouiller les informations clés.

Cette bonne pratique augmente la scurisation de vos données les plusimportantes non exposées aux erreurs éventuelles de saisie des utilisateurs et des utilisatrices.

La modification de la planification en cours de route

Avec cette nouvelle version de Damaris RM (v11.3), vous pouvez apporter des mises à jour dans la planification d’une tâche ou de son arrêt de planification qui sera prise en compte dès la validation des modifications.

Contactez-nous

Dématérialisation des factures, OD, PDP, PPF ?

En quoi consiste la dématérialisation des factures ?

L’Etat Français a lancé un nouveau chantier qui consiste à échanger les factures entre organisations soumises à la TVA.

A chaque émission d’une nouvelle facture, la société émettrice devra impérativement déposer le document sur une plate-forme qui va se charger à effectuer deux actions :

Extraire les données de TVA à transmettre à l’Etat
Envoyer le document vers la société destinataire

Ainsi, la Direction générale des impôts (DGFIP) va pouvoir récupérer les montants des TVA.

Qui fait quoi dans ce processus ?

Pour un fonctionnement fluide du système, plusieurs acteurs entrent en jeu. La société émettrice, l’intermédiaire de transmisison du document, le prestataire de réception et de traitement des documents et la société destinataire.

PPF : Portail Public de Facturation

Le PPF est fourni et maintenu par le DGFIP et AIFE. Il permet aux opérateurs de transmettre les informations nécessaires à la collecte de la TVA.

Ce même portail va permettre également d’obtenir des informations indispensables pour le routage des documents numériques.

C’est en fait une version du portail Chorus Pro pour les entreprises privées.

PDP : Plate-forme de Dématérialisation Partenaire

Un certain nombre de professionnels de la dématérialisation des documents vont offrir une prestation de service en ligne pour simplifier le travail des entreprises en émission ou en réception des factures.

Les PDP seront donc un maillon entre les sociétés et le PPF.

La circulation des informations se passe dans un schéma en « Y » entre les trois parties :

L’émetteur, (Via son PDP)
L’Etat (PPF)
Le destinataire (Depuis son PDP)

OD : Opérateur de Dématerialisation

Les opérateurs de dématérialisation fournissent des outils informatique pour un traitement optimisé des documents reçus ou émis.

Ici, l’idée consiste à ne pas seulement se conformer aux exigences du Gouvernement, mais en profiter pour récupérer des données clés depuis les documents et fluidifier la gestion de votre organisation.

Par exemple, les OD vont permettre d’extraire les informations des compteurs électriques et ainsi vous aider à détecter des anomalies en terme de consommation.

Toutes les factures de votre fournisseur d’énergie regorgent des données pertinantes à analyser.

Le schéma de principe

Le positionnement de Damaris

La société Damaris est un acteur reconnu dans la dématérialisation depuis plus de 35 ans.

Elle mène des projets de dématérialisation des factures depuis les années 1990.

La société Damaris intègre déjà dans Damaris RM le connecteur Chorus Pro pour le dépôt automatique des factures à destination des organismes publics.

Elle ajoute deux nouvellees offres :

Opérateur de dématérialisation : Extrayez les données clés de vos documents et optimisez le traitement de vos factures entrantes et sortantes
- La mise en conformité des données pour un dépôt sur PDP / PPF
- Le « Bon à payer » électronique
- La génération des écritures comptables
- La mise en place de notifications en cas d’anomalies détectées dans les documents (Exemple d’écarts de montants, etc.)
Plate-forme de Dématérialisation Partenaire :
- Confiez à Damaris RM le dépôt et la réception automatisés de vos factures
- Laissez les automates gérer les anomalies connues et vous remonter les cas où vous aurez à arbitrer

Les avantages de l’application Damaris RM

Pour les factures sortantes, archivez-les dans le coffre-fort numérique Damaris RM et laissez le système déposer au bons endroits les documents pour les organismes publics, pour les sociétés privées ou les entités n’étant pas assujettis à la TVA.

Pour les factures entrantes, laissez l’Intelligence Artificielle détecter les anomalies et vous aider à optimiser vos traitements administratifs.

La solution Damaris RM propose en standard la piste d’audit fiable en rapprochant les bons de commande, les bons de livraison, les factures et les règlements.

Concentrez-vous sur votre métier et laissez l’application Damaris RM traiter en automatique ce qui peut l’être.

Il y a peu de valeur ajoutée pour vous et pour vos équipes à traiter ces dépôts manuellement.

Damaris RM version 11.2

Les nouveautés de Damaris RMx V11.2

Date de sortie de Damaris RMx v11.2 : 15/01/2024

L’exportation des fichiers CSV archivés

Si vous avez archivé des fichiers CSV en tant que tel dans le coffre-fort numérique, vous pouvez maintenant les retrouver et les visualiser comme un fichier texte.

De plus, vous pouvez les télécharger sous leur format d’origine vous permettant de les ouvrir avec Microsoft Excel par exemple.

Accès au contenu d’un lot de fichiers transférés

Cette nouvelle fonction liste le contenu d’un lot de fichiers transférés à partir du portail de téléversement des fichiers. Ainsi, vous pouvez vérifier si les documents téléversés dans Damaris RM sont bien ceux souhaités.

L’invitation à la signature électronique pour de nouveaux contacts

Vous souhaitez inviter une personne externe à votre organisation à signer un document.

Vous pouvez maintenant choisir une personne ayant déjà un compte dans Damaris RM ou de créer un nouveau compte à la volée.

Dans ce deuxième cas, Damaris RM vous permet de fournir les éléments indispensables pour cette opération et ainsi d’envoyer les liens pour permettre à votre interlocueteur de signer les documents.

Pour permettre l’activation de cette option, vous devrez paramétrer des options dans la configuration de la signature électronique.

Améliorations de Data Cloner dans Damaris RMx

Les fonctions Damaris RMx Data Cloner vous permettent d’exporter et d’importer toute ou partie des documents et des données archivées.

Les cas d’usage de ces fonctions sont :

La migration d’un serveur Damaris RMx vers un autre, avec ou sans changement de moteur de base de données (SGBDR). Par exemple, vous exploitez Damaris RMx sous Oracle et vous souhaitez basculer vers Microsoft SQL Server
La réversibilité : Cette action vous offre la possibilité de récupérer vos documents et les métadonnées qui y sont rattachées pour les utiliser sur d’autres plates-formes. La réversibilité nous semble être une bonne pratique archivistique prolongeant la durée de vie des systèmes
La création de modèles de paramétrages pouvant être réutilisés sur divers serveurs Damaris RMx

Accéder à Damaris RM comme un lecteur réseau

C’est la grande nouveauté de Damaris RM version 11.2.

Cette nouvelle fonction vous permet d’ouvrir un accès aux documents comme un partage réseau.

Chaque typologie est présent comme un répertoire principal du lecteur.

Les critères d’indexation sont représentés comme des sous-répertoires.

Ensuite, vous pouvez accéder aux documents, les visualier ou les télécharger.

Vous pouvez également déposer de nouveaux fichiers qui vont s’archiver dans le coffre-fort numérique.

Cette nouvelle fonction va faciliter l’archivage ou les recherches des utilisateurs sans passer par une interface Web.

Les contrôles d’accès sont bien entendu préservés offrant des accès qu’aux périmètres disponibles pour chaque utilisateur.

Attention : Cette nouvelle fonction est présentée comme un Beta test et va s’enrichier au fur et à mesure des futures versions.

Les restrictions d’accès aux documents électroniques

Certains documents confidentiels exigent une validation préalable avant de donner l’accès aux utilisateurs ayant fait la demande.

Le principe consiste à paramétrer des atégories de documents soumis à cette validation préalable.

Les utilisateurs accèdent ensuite aux métadonnées décrivant les documents et peuvent effectuer une demande pour obtenir le document lui-même.

Un superviseur habilité va recevoir les demandes des utilisateurs pour accéder aux documents et décidera de leur ouvrir l’accès ou pas.

Ensuite, chacun sera informé de la décision et accédera aux informations.

La journalisation permet de suivre les actions et les accès.

Cette fonction vient compléter les outils de gestion SAE (Système d’Archivage Eléctronique).

« Précédent