Master Data c’est quoi exactement ?
La Master Data Management (MDM) ou la Gestion des Données de Référence (GDR) est une bonne pratique informatique permettant de collecter, de mettre à jour et de diffuser des informations fiables et sécurisées.
Les données de référence sont souvent liées aux informations sur :
- Les employés
- Les clients
- Les fournisseurs
- Etc.
Pourquoi utiliser Damaris RM pour gérer vos Master Data ?
L’application Damaris RM vous apporte un ensemble de fonctions necessaires pour une gestion saine de vos données de référence. En voici quelques exemples :
- L’importation massive de données disponibles
- La capture égrenée d’informations à partir de documents numériques
- La création de formulaires de saisie de données
- Le moteur de contrôle qualité des données entrantes
- Les outils de gestion des écarts
- Le dédoublonnage des informations
- Les notifications en cas d’écarts constatés
- Etc.
Le lien avec les documents
Les documents ont plusieurs rôles dans la gestion des Master Data. En premier lieu, ce sont des preuves pouvant valider la justesse des informations en base.
Cela permet également de vérifier les dates de validité des données en votre possession.
Par exemple, certaines pièces justificatives ont une date limite, comme la date de validité d’un justificatif de domicile.
Une fois les données collectées, il est possible de mettre en place des contrôles croisés pour remonter des alertes dans les cas suivants :
- Un document manquant dans un dossier (Exemple : Pas de justificatif d’identité dans un dossier salarié)
- Un document obsolète (Exemple : Carte de séjour périmée)
- Non concordance entre des données collectées et des documents (Exemple : Adrese postale différente)
- Etc.
Par où commencer ?
La mise en place d’une base de type « Master Data » est plus concrète qu’il n’y paraît.
La première étape consiste à lister les informations obligatoires et optionnelles pour constituer votre plan de classement.
Ensuite, il convient de récupérer les fichiers contenant ces données pour les injecter dans le système, ensomme, la reprise de l’historique.
Enfin, il faudra vérifier la qualité des informations en mettant en place les contrôlés qualités.
Les bénéfices de la Master Data
Avec des données de qualité en base, vous pouvez poursuivre en configurant les Workflows pour communiquer avec vos tiers en toute sérénité.
Ces actions vont vous permettre de suivre l’état d’avancement de chaque dossier et de prévenir en amont en cas d’écarts potentiels.
Le bénéfice principal va consister en une optimisation des travaux administratifs pour votre équipe.
Le moteur de contrôle qualité couplé avec les notifications vont informer vos utilisateurs au bon moment, leur laissant plus de temps pour réagir et pour déboucler les écarts.
Des exemples de Master Data dans Damaris RM
Les informations des employés
Nos clients ont mis en place une Master Data contenant toutes les informations obligatoires et facultatives pour chaque employé.
Ainsi, il leur est possible de générer des documents comme des contrats de travail ou des avenants parfaitement alignés avec les informations disponibles.
L’ouverture des nouveaux comptes clients
Dans certains métiers, par exemple ceux liés à la finance, l’ouverture d’un nouveau compte client est cadré par des lois nationales ou même internationales.
L’application Damaris RM est utilisée pour vérifier la complétude des documents constitutifs de chaque nouveau dossier avant de démarrer une collaboration.
Le RGPD
Un des avantages de l’application Damaris RM consiste en sa conformité avec les directives RGPD.
Cela simplifie grandement le déploiement de nouvelles filières, sans être obligés d’ajouter de nouvelles dispoitifs pour venir renforcer vos outils.
Par exemple, il vous sera bien plus difficile d’utiliser des feuilles Excel contenant des données personnelles.
Le coffre-fort numérique
Damaris RM est un coffre-fort numérique et un SAE.
A ces titres, elle garantit une grande confidentialité et une traçabilité pour pouvoir manipuler des données et des documents privés.