Pourquoi ce comparatif ?
De plus en plus de clients ayant souscrit un abonnement Microsoft 365 disposent de SharePoint Online et légitimement se posent la question de son usage comme outil d’archivage et de mise à disposition de documents numériques.
Cet article va permettre aux décideurs de bien distinguer les fonctionnalités intégrées dans chaque outil pour une prise de décisiosn éclairée.
Par définition, il est très important de prendre en compte dans vos choix d’outils les fonctions principales et centrales de chaque application, car même si les systèmes disposent de fonctions similaires, si elles ne sont pas au coeur des solutions, elles ne répondront pas correctement à vos attentes à plus long terme. Et il faut reconnaître que la gestion des documents légaux est un processus à long terme.
L’exemple de Microsoft Excel
Comme vous le savez, il est possible d’utiliser Microsoft Excel pour créer un courrier.
Certains vous diront d’ailleurs que c’est un très bon choix puisque vous pourrez en plus insérer des calculs et ainsi obtenir un courrier avec des chiffres justes.
Mais, nous savons bien qu’il est plus opportun d’utiliser Word pour les courriers, cette application étant bien conçue à cet effet.
Tout cela nous est familier. Et pourtant, de nombreuses décisions ne prennent pas en compte cet adage et tentent une utilisation d’outils dans les limites des possibillités des applications.
Les fonctions principales de SharePoint et sa vocation première
Comme son nom l’indique, SharePoint est conçu pour partager des fichiers « Share » en anglais voulant dire « Partager ».
De ce fait, la vocation principale de cette application consiste à offrir des espaces partagés de stockage de fichiers.
Il n’est nullement adapté pour de l’archivage de documents, même si vous pouvez le faire, rien ne vous l’interdit.
Sauf que lorsque vous devez archiver des documents légaux, il ne s’agit plus de les stocker et les partager, mais bel et bien d’en gérer le cycle de vie, y compris leur élimination.
Les fonctions principales de Damaris RM
Ici également, comme son nom le suggère, Damaris RM est une implémentation totale de la norme ISO 15489 Records Management.
Bien qu’il y ait le stockage et le partage des documents numériques en commun avec des outils de partage de fichiers, tout le reste de la gestion des documents concerne les solutions de type GED, SAE ou de Records Management.
Voici quelques éléments fortement différenciants de toute solution de RM :
- La déclaration et la gestion du cycle de vie des documents
- La capture industrialisée et l’extraction des métadonnées pour alimenter votre plan de classement
- Par exemple, un document « Facture » doit être accessible selon différents critères comme l’émetteur, sa date, le destinataire, le montant, la date d’échéance, etc.
- La traçabilité de toutes les actions effectuées tout au long de la vie du document
- Les éliminations normalisées pour être en conformité avec la législation et le RGPD.
- La gestion des archives physiques : Très souvent, nous imaginons que le passage à la digitalisation des documents va résoudre tous nos soucis. Après 35 ans de travaux dans ce domaine, chez Damaris, nous avons constaté que le support papier perdure et même a ses raisons d’être
- Les notifications aux utilisateurs : Lors de la mise en place de Workflows, les utilisateurs habilités s’attendent à être accompagnés pour recevoir des informations pertinentes sur la complétude des dossiers, sur l’exsitence d’écarts ou sur les doublons éventuels
- Par exemple, lorsqu’une facture n’est pas liée à un bon de livraison ou un bon de commande, Damaris RM peut informer les personnes pouvant régler le souci
Un outil de Records Management n’est pas un stockage, mais une application permettant d’optimiser les travaux administratifs de vos collaborateurs.
Oui, mais je peux construire un système similaire avec Microsoft 365
Ceux ou celles qui ont regardé les applications disponibles dans Microsoft 365 peuvent se dire qu’ils disposent de tous les éléments pour finalement construire par eux-mêmes un outil de Records Management ou pouvant s’en approcher.
Oui, c’est tout à fait envisageable de se lancer dans la construction d’outils « Maison » basée sur des briques techniques que vous disposez.
Un autre exemple consiste à utiliser Microsoft Excel pour en faire un outil de comptabilité générale ou Microsoft Access comme CRM (Customer Relationship Management ou GRC).
Alors quels sont les avantages et les inconvénients d’une telle approche ?
Les avantages de Microsoft 365 comme briques d’un Records Management « Maison »
- Le principal avantage peut être la disponibilité des briques techniques. J’ai tout sous la main, donc je peux construire mon système sans coût supplémentaire
- Je peux adapter les outils à mes besoins et ne pas subir des solutions préconfigurées
- A priori, je n’aurai pas besoin de trop de formations, les outils étant connus par mes équipes
Les inconvénients
- L’obstacle majeur invisible en début de projet sera la maintenance à long terme d’un tel outil. En effet, les besoins de vos utilisateurs vont évoluer, les versions des applications également. Vous serez donc obligés de prévoir de la charge de travail régulière pour répondre à ces changements en adaptant vos paramétrages
- Les coûts cachés : Par définition, les développements ou les paramétrages des outils prennent de la charge de travail de vos équipes. Il est à noter que cette charge ne sera imputée que pour votre organisation et sera difficilement partagée avec d’autres sociétés. Or, la charge de travaux techniques d’une application dédiée est partagée entre tous les utilisateurs et utilisatrices
- Les apports externes : Le paramétrage effectué autour de Microsoft 365 ne va évoluer que par des demandes internes et ne sera que rarement confronté à d’autres usages pouvant enrichir le système de manière communautaire
Conclusions
Il n’y a certainement pas de « Bonnes solutions ». La décision de déployer tel ou tel système reste ouverte.
Après plus de 35 ans d’expérience dans le domaine de la dématérialisation des documents et des processus, nous pouvons dire que les outils spécialisés finissent souvent par offrir les fonctions les plus adaptées et les plus riches en comparaison à des développements internes qui épuisent les ressources de votre organisation.