Pourquoi faire appel à un consultant en Records Management ?
Dans le processus de mise en place d’une solution de Records Management, vous allez gérer plusieurs profils utilisateurs, plusieurs services propriétaires, un certain nombre de types de documents, etc.
Vous allez devoir jouer le rôle de l’Autorité archivistique, déterminer la stratégie globale et les décisions opérationnelles pour chaque filière.
En effet, l’efficacité de votre système de Records Management dépend directement des choix opérationnels de chaque application configurée.
Les éléments à prendre en compte pour chaque application
Une application Records Management est une collection de documents dans un même domaine.
Voici quelques exemples d’applications :
- La chaîne des achats :
- Bon de commande fournisseur
- Bon de livraison fournisseur
- Facture fournisseur
- Règlement
- La chaîne des ventes :
- Devis client
- Bon de commande client
- Accusé de réception de commande client
- Bon de livraison client
- Facture client
- Règlement client
- Dossier du personnel
- CV
- Contrat de travail
- Congés
- Bulletins de salaire
- Courriers
La capture des documents
La capture de chaque type de document doit répondre à plusieurs exigences que sont la facilité de l’opération, la fiabilité des données et des documents capturés, la rapidité des opérations, la transparence vis à vis des travaux déjà effectués par les utilisateurs.
Pour cela, la société Damaris met à la disposition de ses clients son expérience de plus de 27 ans.
Pour chaque flux, il existe plusieurs canaux de capture. Doit-on numériser en local ou en centralisé. Comment doit-on intégrer des documents reçus par mail, etc.
Faut-il numériser en interne ou externaliser ces travaux ?
Le contrôle qualité des données
Comment garantir la pertinence des données capturées ? Et pourtant la suite des opérations dépend directement de la qualité de ces données. Imaginez qu’un bon de commande client ne puisse pas se rattacher au compte client.
Le Workflow des documents
Les documents légaux ont un lien entre eux. Vous facturez les bons de commandes que les clients vous ont adressé et que vous avez livré.
Dans une solution de Records Management vous devez recréer les liens entre les documents pour pouvoir faire ressortir les écarts éventuels. Par exemple, arriver à retrouver les bons de livraisons non facturés ou les factures ne se rattachant pas à des bons de commande, mais à des contrats annuels.
De plus, il convient de gérer les exceptions pour ne pas polluer les utilisateurs dans leur quotidien.
La conformité à la législation
Le Records Management a pour ambition de vous accompagner dans la gestion du cycle de vie de vos documents légaux, vous déchargeant de longs travaux pour vous mettre en conformité avec les lois en vigueur.
Ces processus sont connus et une aide extérieure sera la bienvenue pour répondre aux questions légitimes de vos utilisateurs.
A partir de Mai 2018 le RGPD (Règlement Général de la Protection des Données) vous impose à gérer les droits et les devoirs de garde des informations personnelles. Le Records Management apporte quelques réponses simples et efficaces dans ce domaine.
Les profils utilisateurs dans le Records Management
Voici le tronc commun des profils utilisateurs dans une intégration de Records Management :
| Profil | Fonctions |
| Autorité archivistique |
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| Archiviste / Exploitant
(Interne ou externe) |
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| Correspondant archives |
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| Utilisateur |
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En résumé, profitez de l’expérience des consultants du Groupe Damaris pour optimiser votre intégration de Records Management.