La dématérialisation des documents

Cette pratique regroupe plusieurs filières.

• La dématérialisation des documents papier : La numérisation
• La dématérialisation des originaux non imprimées en papier (Non-matérialisés)
• La dématérialisation des duplicata, dont l’original est maintenu au format papier et le duplicata conservé en numérique

 

La dématérialisation des documents papier

Dans ce cas, un document original matérialisé existe sur un support de type papier, micrographique, photographique, etc.

L’opération consiste à numériser, c’est-à-dire d’obtenir un fichier numérique au format PDF, TIFF, JPEG, etc. à partir de l’original matérialisé.

Le duplicata ainsi obtenu a une valeur légale en tant que « Début de preuve ».

En règle générale, les organisations utilisent cette filière pour simplifier l’accès aux documents pour les utilisateurs. Le document original est archivé en lieu sûr.

 

La dématérialisation du document original

Le document échangé avec le tiers est au format électronique. Aucun document papier ne circule entre les parties.

Cette filière est souvent nommée la dématérialisation fiscale.

Pour pouvoir mettre en place ce genre de dématérialisation, il convient d’établir un Contrat de dématérialisation avec vos tiers.

Ce contrat vous autorise de procéder à la dématérialisation des originaux et de n’envoyer à vos tiers que des fichiers informatiques PDF ou autres formats.

Selon les décrets d’applications sur la dématérialisation fiscale, sous certaines conditions, vous pouvez dématérialiser les factures clients, les bulletins de paie, les paiements, etc.

 

La dématérialisation des documents duplicata

Dans ce cas, vous n’imprimez plus les duplicata des documents que vous envoyez sous format papier à vos tiers.

Ainsi, vous économisez sur les impressions inutiles et vous octroyez un accès facilité aux documents pour vos utilisateurs.

Depuis 1998, les lois de finances autorisent les organisations publiques et privées à recourir à cette dématérialisation sans demander l’autorisation à leurs tiers.

 

La dématérialisation des processus

Il s’agit là de dématérialiser les processus d’entreprises et non de documents.

Par exemple, vous remplacez un formulaire papier par son équivalent Intranet et vous gérez le Workflow de validation du document dématérialisé en lieu et place du papier.

De plus en plus d’organisations publiques et privées proposent ce genre de solution pour simplifier la capture des informations fournies par les utilisateurs sans avoir le besoin de saisir des données.

Voici quelques exemples de processus dématérialisés :

• Les demandes de congés
• Les notes de frais
• La déclaration des revenus
• Etc.