Pourquoi dématérialiser le dossier du personnel ?
En tant que responsable des Ressources humaines, vous avez besoin d’accéder aux documents concernant les salariés de votre Entreprise de manière simple et rapide.
De plus, vous devez vous assurer d’obtenir les derniers documents ou les dernières versions de ceux-ci.
Dans la grande majorité des cas, les dossiers du personnel sont en format papier, dans des dossiers suspendus.
Vous êtes en déplacement professionnel ou en télétravail, l’accès aux informations devient rapidement complexe ou même impossible.
La dématérialisation en quoi cela consiste ?
Il convient de distinguer le principe de numérisation de celui de la dématérialisation. La numérisation est l’acte de changer le support papier de vos dossiers suspendus en des fichiers PDF. Cette action est utile lors de la reprise de l’historique des documents actuels.
La dématérialisation est la mise en place d’un système numérique remplaçant vos dossiers papier.
Dans ce cas, vous allez accéder aux informations de vos salariés à partir de votre outil numérique et non plus dans les dossiers papier.
La dématérialisation est une bonne idée, mais comment gérer la transition ?
Il apparaît que la dématérialisation est un acte qui peut sembler complexe. Vous devez former les utilisateurs et les utilisatrices à l’utilisation d’un nouveau progiciel. De plus, vous devez mettre en place des procédures permettant l’alimentation de ces dossiers électroniques.
Tout d’abord, il convient de prendre en compte le pourcentage de documents numériques transmis ou reçus actuellement. Selon votre domaine d’activité, vous allez constater que vos salarié(e)s communiquent de plus en plus avec des emails et vous transmettent leurs documents comme pièces jointes.
Les avantages de la dématérialisation
La diminution des impressions papier inutiles
En prenant en compte l’augmentation du flux numérique entrant et sortant, vous êtes aujourd’hui amenés à imprimer de plus en plus de documents pour alimenter vos dossiers papier.
Le fait de dématérialiser vous évite cette opération.
La sécurité d’accès aux dossiers
En ayant recours à un coffre-fort numérique, vous pourrez gérer les droits d’accès aux dossiers ou aux sous-dossiers selon les habilitations de chaque groupe d’utilisateurs au sein de la DRH.
La traçabilité des opérations
Vue la sensibilité des documents, vous êtes en droit de pouvoir tracer les actions effectuées par les utilisateurs sur chaque document. Ainsi, vous pouvez reconstituer le parcours d’un dossier dans le temps.
La disponibilité des informations
Le numérique va vous permettre d’accéder de manière sélective et sécurisée à vos documents de n’importe quel endroit, en déplacement ou en télétravail.
L’optimisation des échanges avec vos salarié(e)s
Vous rêvez de diminuer les échanges par email. Cette technologie est très utile pour nous tous. Mais elle reste assez peu sécurisée et de plus, en tant qu’expéditeur vous n’avez pas la certitude de la bonne réception du message.
En mettant en place un Portail pour vos salarié(e)s vous pouvez offrir de nouveaux outils d’échanges de documents beaucoup plus sûrs et nettement plus fiables.
Est-ce légal ?
C’est une question essentielle que de se soucier de la légalité de la dématérialisation des dossiers du personnel.
La Loi Française a évolué depuis les années 2000 pour faire reconnaître le document numérique au même titre que le document papier.
Tous les échanges de documents numériques ont la même valeur juridique que les documents papier.
Néanmoins, dans le cas de changement de support seul le support original reste valable.
Prenons l’exemple d’un contrat de travail. Si vous signez un contrat numériquement, l’original sera le PDF signé. Vous pouvez toujours en imprimer un exemplaire, ce dernier sera considéré comme une copie.
Si par contre, vous signez un contrat sur papier, le PDF issu de sa numérisation sera considéré comme une copie. Donc, vous devrez conserver le contrat papier.
De ce fait, plus tôt vous dématérialisez vos flux, plus vite vous optimisez la gestion de vos documents.
Le Coffre-fort Damaris RM
La société Damaris intervient dans la dématérialisation des dossiers du personnel depuis plus de 30 ans.
A ce titre, nous vous proposons la mise en place d’un coffre-fort numérique vous permettant l’organisation et le stockage de tous vos documents électroniques.
Dans ce coffre vous allez pouvoir créer un dossier par salarié(e), avec des sous-dossiers de votre choix.
Archiver les nouveaux documents
Damaris RM vous offre une grande variété de solutions pour archiver vos documents.
Voici quelques exemples :
- Cliquez / déplacez vos fichiers dans Damaris RM sur votre poste de travail
- Utilisez Damaris Printer pour imprimer virtuellement les documents dans le coffre
- Archivez les documents reçus en tant que pièces jointes des emails
- Archivez les emails eux-mêmes
- Mettez à disposition un Portail pour que les salarié(e)s puissent déposer eux-mêmes leurs documents
- Prenez en photo des documents avec l’application Damaris Mobile et archivez le résultat dans le coffre-fort
- Etc.
Numérisez les dossiers papier
- Vous allez alimenter les dossiers du personnel numériques des documents actuels
- Vous allez de fait créer un double numérique de vos contrats de travail et autres annexes
- Vous allez sécuriser l’accès aux documents en contrôlant l’entrée dans le coffre-fort numérique
De plus, la solution Damaris RM gère l’archivage normalisé de vos documents papier. Souvent ceux-ci seront à conserver pour des raisons légales.
Notre filiale Scan Concept est spécialisée depuis plus de 20 ans dans la numérisation normalisée des dossiers du personnel. Elle intervient sur votre site ou en atelier et génère des documents numériques dans le respect des exigences de qualité.
Ce travail requiert un savoir-faire pour n’oublier aucun documents. Pour cela, Scan Concept suit une méthodologie de capture avec un suivi permanent du chantier engagé.
Gérez les documents originaux papier
Une fois vos documents numérisés, la solution Damaris RM vous permet de gérer les documents papier archivés. Pour des raisons légales, vous serez amenés à conserver pour des durées légales la version papier. Cette gestion consiste dans le suivi des délais de conservation, tout en vous permettant l’optimisation de armoires de stockage.
N’oubliez pas que les documents papier sont dans le périmètre RGPD.
Et le RGPD ?
Les dossiers du personnel sont complètement dans le périmètre du RGPD.
Vous avez déjà commencé à mettre en place les bonnes pratiques nécessaires pour être en conformité avec le RGPD.
La dématérialisation des dossiers du personnel facilite grandement votre travail dans ce domaine.
Voici quelques axes d’améliorations :
- La traçabilité des accès aux documents contenant des informations personnelles
- La gestion de la destruction normalisée des documents dans les délais légaux
- La gestion des documents numériques et physiques, sans distinction
- L’accès aux statistiques de versements et de consultations
- Etc.
En résumé, la mise en place d’un coffre-fort numérique pour vos dossiers du personnel renforce votre réponse aux exigences du RGPD.
Les autres fonctions disponibles
Une fois la mise en place de la dématérialisation des dossiers du personnel.
- La signature des contrats de travail
- La dématérialisation des Entretiens Professionnels
- La dématérialisation des Bulletins de paie