L’optimisation du traitement de vos factures fournisseurs
Dans le cadre de la loi dite « Macron » entrant en vigueur à partir de janvier 2017, le Groupe Damaris vous propose de mettre en place la transition vers les factures dématérialisées en optimisant vos coûts de gestion.
La solution Damaris RM vous permet de traiter indifféremment les factures fournisseurs au format papier ou numérique.
Elle propose :
- La numérisation des factures fournisseurs reçues par courrier
- L’enregistrement des factures reçues électroniquement
- Le dépôt par vos fournisseurs de leurs factures sur un portail en ligne
A la fin de traitement, Damaris RM génère un fichier des écritures pour votre ERP ou outil de comptabilité.
Nouveau : Adoptez le format PDF FACTUR-X et optimisez la dématérialisation de vos factures clients
Les avantages de la solution Damaris RM pour la dématérialisation des factures d’achats
| Avantages | Inconvénients | |
| Traitement des factures papier | Existe déjà | Est lourd à gérer
Surtout pour le multi-sites Coûte cher |
| Enregistrement des factures numériques | Plus rapide à gérer
Plus facile à transmettre |
Difficile à automatiser
Vous oblige à imprimer les PDF |
| Gestion de la transition
Papier / Numérique |
Prend en compte l’existant
N’impose pas de changements Optimise vos coûts de traitements |
Nécessite la mise en place d’un nouvel outil |
Le circuit de dématérialisation des factures fournisseurs
Voici le circuit classique de dématérialisation des factures fournisseurs :
- La réception des factures fournisseurs
- Par courrier
- Par Fax
- Par email
- Sur un portail fournisseurs
- Par transmission informatique
- La reconnaissance des champs obligatoires, le contrôle de la signature électronique
- Le contrôle des informations extraites
- La gestion des rejets
- L’export vers la comptabilité
- Le Workflow « Bon à payer » électronique
- L’archivage physique et numérique des factures fournisseurs traitées
Le contrôle de la signature électronique
Lors de la réception des factures fournisseurs signées électroniquement vous avez l’obligation d’en vérifier la conformité. Cette fonction est disponible dans Damaris RM.
De ce fait, dès la réception des documents, ils sont vérifiés et la liste des signatures non-conformes ou de certificats périmés vous sont remontés.
Le périmètre de la solution
Damaris RM vous propose de prendre en charge les factures de frais généraux et les factures de marchandises entrant dans votre circuit d’achat / vente ou de matière première.
Chaque périmètre dispose de spécificités qu’il convient de prendre en compte.
Nous vous proposons une phase d’audit fonctionnel et de conception pour coller à vos besoins spécifiques.
Le Workflow « Bon à payer »
Damaris RM permet la mise en place de listes de travail pour que chaque responsable budgétaire puisse valider ou bloquer le paiement des factures fournisseurs.
Voici quelques possibilités en standard extensibles suivant vos besoins propres :
- Bon à payer
- Ne pas payer
- Paiement partiel
- Ne me concerne pas
Le Workflow est disponible sur Internet, Intranet ou Damaris Mobile. Recevez une notification sur votre Smartphone et validez les factures après les avoir visualisé.
Damaris RM en prestation de service en mode Cloud ou intégré
Nous vous proposons les deux approches.
Vous avez le choix d’intégrer la solution Damaris RM sur un de vos serveurs et d’exploiter la solution en interne.
Vous pouvez utiliser la plate-forme en ligne proposée par Damaris.
Enfin, le Groupe Damaris vous propose d’externaliser le traitement de vos factures fournisseurs en accompagnant vos fournisseurs vers les factures dématérialisées. Dans ce cas, nous prenons en charge la numérisation des documents reçus par courrier et contactons les fournisseurs pour leur suggérer de basculer vers le numérique.
A vous les bénéfices de la transition numérique.
Le Portail fournisseurs
Offrez un portail de dépôt des factures à vos fournisseurs. Ainsi, ils peuvent vous transmettre facilement leurs documents en étant certains de leur réception et de leur suivi.
Cet outil vient compléter les possibilités déjà existantes de transmission par voie postale ou par email.
Pour les fournisseurs émettant fréquemment des factures, ils peuvent également utiliser les API de dépôt Damaris RM.
Les connecteurs existants
Damaris RM est compatible avec les ERP suivants :
- NovaBank de la société Trilog
- SAP
- Sage
- Anael
- Unit4 (Ex. Agresso)