Que vient faire l’Hybride dans la dématérialisation ?
Comme dans toutes les industries, nous remarquons que l’approche « Hybride » nous permet de gérer une transition parfois longue et complexe.
Dans la gestion des documents, comme ailleurs, nous commençons à expérimenter les bienfaits de la dématérialisation. Mais nous devons également gérer le lot des écarts dus à nous mêmes ou à nos interlocuteurs non-prêts pour ces évolutions parfois brutaux.
La gestion multisupports
Depuis plus de 20 ans, la société Damaris s’est engagée dans la gestion la plus indifférenciée possible du support des documents.
Ainsi, vous avez des documents papier ou numérique, nous les prenons en charge et les traitons. Nous nous basons sur l’intégration de la norme ISO 15489 sur le Records Management.
Remarquez qu’aux yeux de vos clients, fournisseurs ou salariés le support du document importe peu. Ce qui compte c’est la conformité du contenu échangé.
Donc, sans le nommer, nous étions déjà dans l’hybridation des supports de vos documents.
L’exploitation en interne ou externalisée ?
Du fait de la mise en place de vos services internes, vous exploitez vous-même les flux entrants et sortants de vos documents.
La question se pose pour l’externalisation d’une partie de ces traitements.
Comme toute décision, il convient de peser le pour et le contre d’une externalisation.
De quels traitements parlons-nous ?
Dans l’exercice de vos fonctions, vous recevez et émettez des documents.
Pour des raisons d’optimisation et de la garantie de la bonne fin des opérations, il convient de challenger la sous-traitance de certaines fonctions.
Voici quelques exemples de fonctions souvent externalisées :
- L’impression et la mise sous pli des courriers sortants
- La numérisation de documents entrants
- La saisie de données
- Le rapprochement d’informations (Commande / BL / Facture)
- L’archivage numérique ou physique
- La destruction des documents
- Etc.
Là, comme ailleurs, l’approche hybride vous offre une palette plus large de possibilités en intégrant des services pointus et avec peu de valeur ajoutée pour vos équipes.
Depuis 2013, la société Scan Concept a rejoint le Groupe Damaris et offre un large catalogue de prestations de services.
Le Cloud ou le serveur interne ?
Vous mettez en place de nouveaux outils. Faut-il les installer sur vos serveurs internes ou dans le Cloud ?
Il n’y a pas de réponse toute faite. La vérité, s’il y en a une, se situerait certainement entre les deux.
Nous pouvons également évoquer le « Cloud Hybride » qui est une architecture technique vous ouvrant plus de possibilités tout en optimisant vos coûts.
Chez Damaris, nous vous proposons indifféremment l’intégration de Damaris RM sur un de vos serveurs ou sur un serveur en ligne managé par nous.
Évaluons ensemble chaque solution, car il y a des avantages et des inconvénients pour chaque architecture cible. L’hybridation vous procure un « Juste milieu » évolutif dans le temps.
PDF ou EDI ?
Dans les processus de dématérialisation des documents de gestion, comme par exemple les factures, la question se pose sur les formats d’échanges des documents.
Le PDF est le format idéal d’échange de documents numériques humainement lisible et largement diffusé.
Vous aurez rarement des soucis de lecture de ce format chez vos clients ou vos fournisseurs.
Par contre, le PDF n’offre pas un traitement optimale et sûr des données qu’il contient. Car, le cahier des charges du format PDF (Portable Document Format) était bel et bien sa portabilité, le fait qu’il puisse circuler facilement, pas pour en traiter les données.
D’autre part, les flux EDI (Échange de Données informatisé) regroupe un certain nombre de protocoles et de formats permettant le dialogue entre deux ordinateurs.
Mais comme son nom le laisse présager, un humain aura beaucoup de mal à exploiter naturellement des fichiers EDI, totalement illisibles pour des non-techniciens.
Avec le format hybride FACTUR-X, les concepteurs ont imaginé un format mixant les deux mondes.
Ce format renferme à la fois un PDF humainement accessible et des données XML traitables par un ordinateur.
A notre avis, le format FACTUR-X est idéal pour un large échange de vos factures sortantes et entrantes.
C’est pour cette raison que nous avons intégré en standard, la génération de vos factures clients et l’acceptation de vos factures fournisseurs dans au format FACTUR-X.