Comment gérer vos archives physiques ?
Vous disposez de nombreux dossiers sous format papier.
Vous vous posez la question de comment optimiser la gestion de ces documents.
Il existe un certain nombre de bonnes pratiques qui vous permettent d’optimiser la gestion des archives physiques.
L’externalisation des archives physiques
Cette approche consiste à déplacer vos archives physiques chez un logisticien pour optimiser le stockage de vos boites d’archives.
Une fois vos dossiers stockés à l’extérieur de vos locaux, vous libérez de la place.
Par contre, il convient de mettre en place un mode opératoire pour rechercher et rappatrier vos documents en cas de besoin.
La numérisation des archives physiques
Dans ce cas, vous allez numériser vos dossiers physiques pour créer une base de documents numériques.
La numérisation des archives est une opération coûteuse. Il faut donc bien analyser la pertinence de cette filière et son véritable retour sur l’investissement.
Les avantages principaux sont la duplication des documents permettant un coût de reconstitution très intéressant. De plus, la numérisation vous permet une mise à disposition plus simple et plus rapide des informations contenus dans vos documents.
La numérisation des archives à la demande
La numérisation des archives à la demande consiste à numériser que les documents qui sont utilisés et de conserver les autres sous format papier.
Cette approche vous impose une gestion rigoureuse de vos archives physiques pour en simplifier la recherche dans le lieux de stockage.
Damaris vous préconise le référencement de tous vos documents physiques avec l’ouverture d’un portail de demande de numérisation.
Pourquoi un logiciel de gestion des archives ?
Vous pouvez gérer votre fonds d’archives en utilisant les moyens les plus simples comme par exemple une feuille Excel.
Néanmoins, selon la volumétrie et surtout pour une traçabilité efficace, vous devriez exploiter un logiciel de gestion des archives.
Chez Damaris, nous sommes convaincus des avantages d’un tel logiciel vous apportant beaucoup plus de garanties que de simples outils comme Microsoft Excel ou Microsoft Access.
Voici quelques avantages d’un logiciel de gestion des archives :
- La centralisation des données dans une base unifiée
- La validation des données saisies par les utilisateurs
- La traçabilité des données manipulées
- Les fonctions avancées comme par exemple la lecture de code à barres
- L’optimisation des espaces de stockage
La destruction des documents
La destruction des documents, aussi appelée l’élimination ou plus généralement, le sort final vous permet de gérer la fin du cycle de vie des documents.
Bien que ce chapitre apparaisse dans la gestion des archives physiques, Damaris RM vous propose également les éliminations pour vos documents numériques.
Ils nous font confiance
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