La numérisation des documents
Aussi appelée le scan des documents consiste à transformer un document physique en un fichier numérique représentant l’image du document original.
Il convient ici d’élargir le sujet en incluant les documents micrographiques, les photographies, les films, les plans, etc.
La numérisation à la source
Dans ce cas, les utilisateurs numérisent immédiatement les documents papier entrants avant de les traiter dans leurs processus métier.
C’est le cas par exemple de bons de commandes reçus par courrier que l’utilisateur va numériser grâce à un scanner ou un copieur multifonctions.
Ensuite, il va procéder au traitement de ce document à partir de son Système d’Informations.
L’avantage principal de la numérisation à la source consiste à obtenir une image initiale du document qui va être traitée et de ne plus recourir à la circulation du document papier dans l’Entreprise.
Les inconvénients sont les suivants :
- Les utilisateurs doivent disposer de scanners à proximité de leur bureau
- Ils doivent être formés à des tâches sans valeur ajoutée
- Ils doivent garantir une qualité de numérisation, tâche ne faisant pas directement partie de leur travail
La numérisation centralisée
Dans ce cas, vous collectez les documents et les numérisez en un point central.
La numérisation s’effectuant dans un nombre de points restreints vous permet de mieux organiser le travail en utilisant des scanners de production.
Une fois les documents numérisés et indexés, ils deviennent disponibles pour les utilisateurs.
Le délai entre la numérisation des documents et leur mise à disposition peut être incompatible avec le travail au quotidien.
La numérisation externalisée
Vous expédiez les documents à numériser vers un centre spécialisé.
L’équipe de numérisation applique des procédures validées et délivre des documents numérisés et indexés directement disponibles dans votre Système d’Informations.
Pour réduire le délai entre la réception des documents et leur numérisation il est proposé de créer une adresse postale à votre nom et où l’équipe externe de numérisation récupère directement les plis et les documents à numériser.
Avec cette méthode vous pouvez répondre aux deux besoins à première vue antinomiques que sont le délai de mise à disposition des documents numérisés et la centralisation des travaux de numérisation.
Une équipe spécialisée va vous apporter une garantie de qualité de service et une conformité de livraison des documents numérisés et indexés.
Pour en savoir plus, contactez-nous : info@damaris.fr